Al ruim een jaar begeleiden loopbaanprofessionals kandidaten grotendeels online. Verandert dit hun manier van coachen? Tegen welke voor- en nadelen lopen ze aan? En moeten we als de lockdown voorbij is er vooral wel of niet mee doorgaan? We vroegen het aan Impact, gemeente Pijnacker-Nootdorp en Smart Group.

Kandidaten begeleiden doen we door de corona crisis nu grotendeels online. Termen als e-coaching + online en blended coaching vallen dan ook steeds vaker. De laatste term komt uit het onderwijs waar ze spreken van blended learning als minimaal 30% en maximaal 80% van de leermiddelen digitaal is. Deze mengvorm levert volgens onderzoeken vaak betere leerresultaten op dan puur klassikaal onderwijs. Grotendeels omdat je de voordelen van online en offline combineert. Veel kantoren kozen afgelopen jaar dan ook voor de mengvorm bij begeleiding: blended coaching. Iets wat de meesten grotendeels al deden. Het aandeel online is alleen stukken groter geworden.

Eerst elkaar offline leren kennen

Dat grotere online aandeel geldt zeker voor de Jobport-klanten die we spraken voor deze blog: Frith Fiege van Impact, Marco Peper van gemeente Pijnacker-Nootdorp en Henk-Jan Grobbe van Smart Group. Opvallend is dat ze grofweg alledrie hetzelfde onderscheid maken in wat online en in wat offline gebeurt. Kennismakingsgesprekken vinden als dat kan zo veel mogelijk offline plaats. “Online begeleiden werkt het beste als je mensen eerst hebt leren kennen in een live gesprek”, vertelt Marco Peper. “Je neemt dan de drempel makkelijker weg. Die is vaak met name mentaal. Voor gemeenten is het bijvoorbeeld belangrijk dat je laat zien dat je er bent om te helpen en niet om een uitkering af te pakken. Als mensen dat hebben gezien, kan je daarna ook veel makkelijker mailen en bellen.”

De rest sluit zich daarbij aan: voor goed online contact moet je iemand eerst offline leren kennen. Naast kennismakingsgesprekken voegen Frith Fiege (Impact) en Marco Peper (Pijnacker-Nootdorp) nog diagnoses en herbeoordelingsgesprekken toe aan de lijst meetings die online niet goed werken en daarom offline gebeuren. “Maar afgezien van die momenten kan de rest heel goed online”, zegt Marco Peper.

Digivaardig een must

Aan het succesvol laten verlopen van online begeleiding zitten wel voorwaarden. Iemand moet digitaal goed genoeg onderlegd zijn. “Blended is nu nog niet geschikt voor mensen die digitaal niet vaardig genoeg zijn”, zegt Frith Fiege van Impact dat met name re-integratie kandidaten helpt. Impact heeft voor minder en niet digitaal vaardige mensen daarom andere digitale tools voor werk zoeken en meer offline meetings. “Je hebt ook snel zicht op wie er zelfredzaam is. Heb je een online meeting en merk je dat iemand niet digivaardig is, dan plannen we meteen een offline meeting in”. Ook gemeente Pijnacker-Nootdorp hanteert deze tactiek. “Met minder digitaal vaardige mensen is het contactgevoel online minder. Bij hen moet je ook meer dingen samen doen, dan bij digivaardige mensen. Dat moet je gewoon offline doen”, aldus Marco Peper.

Trainen in digitaal comfort

Smart Group dat overwegend outplacement-kandidaten helpt, loopt niet of minder tegen dit probleem aan. Smart Group was 4 jaar geleden zijn tijd ver vooruit toen ze besloten veel online te doen. “Wij doen al 4 jaar lang 50% van onze coaching online”, vertelt Henk-Jan Grobbe. Reden was dus niet de corona crisis. “We wilden onze footprint op aarde halveren en de reisbewegingen minderen” vertelt hij. Na 4 jaar gelooft hij nog steeds heilig in online coachen. “Er was wel weerstand bij kandidaten en coaches toen we begonnen, maar dat was met name door de techniek. Dat het online onpersoonlijker is, heb ik in al die 4 jaren niemand horen zeggen.”

Omdat techniek een drempel bleek te zijn, organiseerde Smart Group zoom-trainingen. Trainen in digitaal comfort zoals Henk-Jan Grobbe het noemt, is een voorwaarde voor het goed verlopen van blended of grotendeels online coaching. Hij voegt daar nog een paar punten aan toe. “We hebben om het goed te laten werken ook een aantal voorwaarden gesteld aan online contact. Het moet altijd met 2 mensen en niet meer. Je moet elkaar kunnen zien, en er moet interactie zijn. We noemen video-meetings ook face to face. Je ziet elkaar namelijk en je hebt wel degelijk persoonlijk contact online”

Adoptie van online gaat snel

Aan de voorwaarde dat online coaching alleen werkt bij digitaal vaardige mensen gaan we volgens Frith Fiege van Impact veel meer en makkelijker voldoen. “Over 10 jaar is dit probleem vrijwel verdwenen of een stuk kleiner”, zegt hij. Krijn Nagtzaam (Jobport) beaamt dit. “Digitaal is een poos voor de 'early adopters' geweest. Maar het is al wordt steeds meer toegepast door de meerderheid van burgers en werknemers. Corona versnelt dat nu ook nog eens. Ik ben het er helemaal mee eens dat over 10 jaar het aandeel minder digivaardige mensen een stuk kleiner is en we nog meer online kunnen doen. En het gaat ook snel. We merken nu dat online goed werkt. Mensen kunnen meer doen, het gaat sneller enzovoort. Als je het praktische voordeel van iets inziet dan gaat de adoptie ervan heel snel.”

Een voorbeeld daarvan is volgens Marco Peper ook het gebruik van WhatsApp als zakelijk communicatiemiddel. “Twee jaar geleden was dat not done, want WhatsApp was voor privé. Maar tijdens de eerste lockdown merkte ik al dat sommige mensen het handig vonden. En nu gebruik ik het veel meer om bijvoorbeeld ze te attenderen op een vacature.”

Meer of minder zelfredzaamheid?

Naast tijdswinst zijn er meer voordelen die ervoor kunnen zorgen dat we in de toekomst online blijven coachen. Een daarvan is kostenefficiëntie. “Veel coaches willen nog steeds live coachen”, zegt Frith Fiege. “Dat is niet zo gek; het zijn mensen-mensen. Als we niet toegeven aan de tijdswinst van online wordt jobcoaching op een gegeven moment onbetaalbaar. Maar het kan nooit volledig digitaal. Daarom moeten we online coaching altijd mengen met offline.”

Het andere voordeel is de zelfregie. “Door hoe een video-meeting loopt, is de zelfredzaamheid groter. De kandidaat is in charge als het ware”, zegt Frith Fiege. “Ik zeg ‘jij gaat dit doen en ik controleer het’. Dat is anders dan wanneer je bij elkaar zit en zegt ‘we kijken er samen even naar’”. Precies om diezelfde reden vindt Henk-Jan Grobbe dat de zelfredzaamheid echter vermindert door online coaching. “In de oude situatie keek je allebei naar je eigen laptop-scherm. Dat gaf soms ongemak als je mee wilde kijken. Als je via video je scherm deelt, vlieg je er doorheen. Ik vink als het ware taken voor ze af. Ik stel online ook veel vaker de vraag ‘wat kan ik voor je doen?’.”. Een ervaring die Krijn Nagtzaam zich kan voorstellen. “Je ziet dat we in de transitie zitten naar grotendeels online. Dat we self service en digitaal zelfstandig werken mogelijk maken is een groot goed. Maar het is echt iets wat in ontwikkeling is.”

Inactiviteit en anonimiteit valkuilen

De makkelijker taakjes af vinken tijdens online sessies, waar Henk-Jan Grobbe naar wijst, is ook iets wat Marco Peper aangeeft. Het is volgens hem ook een voorwaarde voor een online sessie. “Mensen willen het effect zien van wat ze doen. Je moet ze perspectief geven. Mensen die van werk-naar-werk gaan, doen sowieso meer zelfstandig. Maar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bijvoorbeeld of met een bijstandsuitkering moet je meer motiveren. Je moet ze ook online steeds perspectief geven dan. Dat kan ook via korte tussenstapjes. Bijvoorbeeld stapsgewijs kijken of ze voor een opleidingstraject in aanmerking komen.” Het gevaar bij de laatste groep ziet Frith Fiege ook. “Inactiviteit en anonimiteit zijn valkuilen voor online coaching. Daarom moet je het altijd mengen.” Blended is dus de uitkomst. “Je moet de digitale tools ook zien als systemen; het staat niet op zichzelf”, zegt Krijn Nagtzaam. “Het belangrijkste is dat mensen het prettig vinden om te gebruiken en dat je het inzet als instrument waar je zelf de regie op houdt. Dit zien we ook terug bij de trainingen die we als Jobport verzorgen.”

Wel of niet doorgaan met online coachen?

Van de ingezette digitale middelen bij Impact, gemeente Pijnacker-Nootdorp en Smart Group won video-bellen met glans. Ook telefonisch contact, e-mail, online tools zoals Jobport en whatsapp hadden een groot aandeel. Opvallend is dat we in hoofdzaak van zogenoemd synchroon contact houden, waarbij je tegelijkertijd bent ingelogd en elkaar ziet. Ook chatten en telefoon valt hieronder. De andere middelen zoals e-mail en WhatsApp zijn a-synchroon en vooral ondersteunend heel handig. Rest de vraag of we er wel of niet mee moeten doorgaan. “Je moet het gemak van online benutten”, aldus Marco Peper. “Mensen zijn het nu gewend, dus je moet er vooral mee doorgaan.” Ook Frith Fiege vindt dat iedereen vooral moet doorgaan met blended coaching. “Corona heeft geholpen om online tools in te zetten. Klanten zijn er klaar voor, coaches ook. Als je dit laat gaan moet je het straks weer opnieuw opbouwen.”

Met andere woorden: we moeten zeker doorgaan met blended coaching. Door de tijdwinst, de efficiëntie, de eventuele bevordering van zelfredzaamheid en de kostenbesparing. Maar je moet er wel in investeren zodat coaches en kandidaten de middelen goed kunnen gebruiken en zich er ook fijn bij voelen. Want wie merkt dat iets voordelen heeft, zet het maar al te graag in. Om anonimiteit of inactiviteit te voorkomen, is het handig om kandidaten taakjes en perspectief te geven. Ook helpt om zo veel mogelijk ervoor te zorgen dat je een kandidaat op scherm ziet en met 2 bent. Over 10 jaar weten we niet beter.

Auteur: Esther de Putter (Jobport), in samenwerking met Krijn Nagtzaam

Met dank aan Marco Peper (gemeente Pijnacker-Nootdorp), Frith Fiege (Impact) en Henk-Jan Grobbe (Smart Group)

Tips om blended coaching te laten slagen

Houd de kennismakingsgesprekken zo veel mogelijk offline. Online coachen werkt het best als je de kandidaat een keer hebt gezien.

Plan bij niet of minder digitaal vaardige mensen meer offline sessies in en help ze bij digitaal comfort. Plan als de sessie wel online moet een oefensessie in.

Coach je professionals en je kandidaten in digitaal comfort. Geef ze bijvoorbeeld een training over hoe Zoom of andere online tools werken.

Stel voorwaarden aan de online meetings zoals: niet meer dan 2 mensen in de sessie en zo veel mogelijk interactie (bijvoorbeeld door gerichte taken te geven en te bespreken).

Houd in de gaten of kandidaten niet inactief worden. Spoor ze aan als je het merkt en of plan een offline sessie.