Als loopbaancoach ben jij voor je kandidaat de gids en motivator. Maar solliciteert hij wel actief? En zo ja, heeft dat effect of loopt hij ergens vast? Dat zie je snel via de vacature- en sollicitatieactiviteiten in Jobport. Mits je weet waar je moet kijken. In deze blog lees je hoe je monitort en hiermee je begeleiding versterkt.
1. Actuele status. Hoe actief is je kandidaat?
De eerste stap is: zicht krijgen op de activiteiten van je kandidaat. In Jobport zie je dat heel snel. En wel via de vacature- en sollicitatie activiteiten, in het dossier van je kandidaat. Bovenaan staat wanneer hij voor het laatst online was. Onder Recente activiteiten zie je welke vacatures hij heeft bekeken en waarop hij actie heeft ondernomen. Ook zie je hoeveel vacatures er gemiddeld per week verzameld worden. Bruikbare info voor een voortgangsgesprek dus.
Caseload in beeld
Je kunt op dit onderdeel ook wat verder gaan. Onder Opgeslagen vacatures vind je een samenvatting van waar je kandidaat mee bezig is. Je ziet hoeveel vacatures hij heeft opgeslagen, hoeveel vacatures hij interessant vindt en op welke vacatures hij heeft doorgepakt. Hier zie je dus of je kandidaat (voldoende) lopende sollicitaties heeft. Iets wat een goed beeld geeft van de caseload van je kandidaat. Zie je dat hij wat is stilgevallen? Dan kan je natuurlijk vragen waar het spaak loopt. Misschien lukt het niet om geschikte vacatures te vinden of heeft je kandidaat nog moeite met de applicatie. Je kunt via Opgeslagen vacatures ook samen met de kandidaat zijn caseload beheren.
2. Activiteiten. De diepte ingaan
Met Activiteiten kan je de diepte in gaan. Hier zie je namelijk precies welke stappen je kandidaat wel én niet heeft gezet. Hoeveel vacatures heeft je kandidaat bekeken bijvoorbeeld? En heeft hij ze opgeslagen of niet? En in welke periode was hij wel of juist niet actief? Via de tab Bekeken vacatures krijg je meteen een beeld van de zoekactiviteiten van de kandidaat. In de kolom Bekeken/Bron zie je zelfs hoe vaak je kandidaat de vacature heeft bekeken en of hij heeft doorgeklikt naar de bron. Via deze tab kan je dus goed zien of je extra moet motiveren als er weinig gebeurt. Heeft een kandidaat vaker een vacature bekeken, maar niet doorgeklikt, vraag dan waarom. Of als hij de bron meerdere keren heeft bekeken, vraag dan waarom hij niet gesolliciteerd heeft. Deze feedback kan waardevol zijn. Je kunt er de zoekopdrachten mee verscherpen en zo beter passende vacatures krijgen. Vacatures met activiteit is misschien wel de belangrijkste tab als je kandidaat actief aan het solliciteren is. Hier zie je precies op welke vacatures je kandidaat actie heeft ondernomen, uitgesplitst per status. Klik je op een vacature, dan krijg je alle details te zien, inclusief het verloop (de geschiedenis) van die vacature. Handig: filter je met Toon afgesloten vacatures, dan zie je welke vacatures het niet zijn geworden. Die kan je eventueel met je kandidaat bespreken om de zoektocht te verbeteren.
3. Zoekopdrachten = de motor
De kwaliteit van de gevonden vacatures, en de mate waarin ze passen, hangen samen met hoe goed de zoekopdrachten zijn. Afgelopen zomer schreven we een blog over hoe je precies een goede zoekopdracht maakt. Neem alle opgeslagen zoekopdrachten eens door met je kandidaat. Zijn ze actueel? Gericht? Of misschien te algemeen? Gebruik ook de suggesties uit de zoekbalk eens en test nieuwe filters uit. Een kleine aanpassing kan het verschil maken tussen niets vinden en wel matchen. Zorg dat een zoekopdracht ook weer niet te veel vacatures oplevert. Beter 10 goed passende dan 100 kwantitatieve vacatures
Je kunt overigens ook zelf een zoekprofiel al aanmaken voor je kandidaat. Zelfs nog voordat hij een account heeft bij Jobport. Hoe je dat doet, lees je in dit help-artikel.
4. Rapport voor overzicht én motivatie
Boven in het tabblad Vacatures vind je de knop Rapport maken. Hiermee maak je een rapport van de sollicitatie-activiteiten. Hoe dat precies werkt staat in ons help artikel. Een rapport is handig om de voortgang van je kandidaat in kaart te brengen en voor de terugkoppeling naar de opdrachtgever of uitkeringsinstantie. Meestal merken we dat het voor de kandidaat zelf ook erg motiverend werkt. Via het rapport krijgt hij het gevoel dat hij al heel veel heeft gedaan.
Tip: Print het rapport uit of bespreek het met je kandidaat onder vier ogen. Het werkt verhelderend en geeft je kandidaat meestal een boost. Het rapport geeft ook een mooi overzicht van de vacatures waar je kandidaat mee bezig is en de vacatures die zijn afgerond. Je krijgt ook een grafiek met het aantal bekeken vacatures en de statuswijzigingen.
5. Gevonden vacatures. Snel mee kijken
Via Gevonden vacatures zie je de vacatures die voor je kandidaten gevonden worden via de opgeslagen zoekopdrachten. Hiermee kun je snel meekijken: sluiten ze aan? Zijn het echt vacatures voor functies die je kandidaat leuk vindt? Als je vooral vacatures ziet die niet aansluiten, check dan de ingestelde filters of de zoekwoorden. Daar valt veel winst te halen. Je kunt je kandidaat ook een handje helpen door zelf gevonden vacatures voor te stellen.
Van meekijken naar meedenken
Het tabblad Vacatures in Jobport is geen controlemiddel, maar een hulpmiddel. Het laat je zien waar je kandidaat staat en waar jij als coach waarde kunt toevoegen. Of dat nou is door het aanscherpen van een zoekopdracht, het geven van een reality check of juist het aanwakkeren van nieuw enthousiasme. Succes!