Een coach wil er zijn voor de inwoner en niet verdrinken in administratie. Toch slokt bijvoorbeeld verslaglegging vaak kostbare tijd op. WerkSaam Westfriesland kiest er daarom bewust voor om technologie het zware voorwerk te laten doen. Maar wie denkt dat AI de mens vervangt, heeft het mis. WerkSaam bouwt aan slimme ondersteuning die de rol van de coach juist naar een hoger niveau tilt. Clustermanager Stefan Hes: “AI is een wonderkind, maar je moet het wel opvoeden.”

Innovatie vanuit de praktijk

WerkSaam Westfriesland voert de Participatiewet uit voor zeven West-Friese gemeenten. Enkele jaren geleden maakte de organisatie van innovatie bewust een strategische pijler. Niet om de technologie zelf, maar om professionals te ontlasten en inwoners sneller en beter te helpen.

In de praktijk begint die vernieuwing altijd op de werkvloer. “We vragen onze uitvoerende teams continu: wat gaat goed en waar lopen jullie tegenaan?”, vertelt Stefan Hes. “Vanuit die vragen ontwikkelen we samen met een leverancier als Jobport oplossingen die goed aansluiten op de dagelijkse praktijk.” Die pioniersrol valt op in het land. WerkSaam wordt regelmatig door andere gemeenten benaderd om kennis te delen.

Van versnipperde kladblokjes naar uniforme datakwaliteit

Met een toegekende VNG-subsidie op zak zette WerkSaam in 2024 een grote stap in het toepassen van AI. Een van de belangrijkste doorbraken is de pilot met het AI Gespreksverslag, ontwikkeld met Jobport. Waar een coach voorheen tijdens of na het gesprek handmatige aantekeningen maakte, maakt de AI-tool op de achtergrond een gedegen samenvatting die aan alle eisen voldoet.

Volgens Stefan zit de grootste winst niet alleen in de tijdsbesparing, maar juist in de kwaliteit. “Iedere coach heeft zijn eigen schrijfstijl; de een maakt een kort puntsgewijs verslag, de ander een heel A4’tje. Met AI ontstaat er een uniforme basis die aan alle organisatie-eisen voldoet. Dat verhoogt de datakwaliteit en borgt de overdraagbaarheid.” Daarnaast draagt het bij aan privacy. Coaches hoeven minder met losse aantekeningen met cliëntgegevens te werken die kunnen zoekraken of blijven liggen.

De coach blijft de baas

Hoe slim de technologie ook is, WerkSaam stelt een duidelijke grens: AI neemt nooit de regie over. “Het blijft altijd het verslag van de coach,” zegt Stefan stellig. “De professional is verantwoordelijk en moet de uitkomsten altijd kritisch controleren. Je kunt als coach nooit teruggrijpen door te zeggen: ’AI heeft dat geschreven’.”

Die bewustwording is volgens hem minstens zo belangrijk als de software zelf. Om de menselijke maat en de ethische kaders te borgen, onderzoekt WerkSaam de impact van AI op het vakgebied onder andere samen met TNO. Stefan: “De rol van de coach verandert. Voor een deel wordt die toetsend, maar door de inspiratie en tijdsbesparing die AI biedt, ga je vooral op een hoger niveau meedenken met je kandidaat.”

Van administratieve rust naar inhoudelijke inspiratie

De basis voor het AI Gespreksverslag en andere features werd gelegd tijdens een intensieve brainstormdag met Jobport in de zomer van 2024. Inmiddels kijken de twee partners alweer verder naar nieuwe toepassingen. Zo wordt er gebouwd aan slimme samenvattingen van het klanthistorie-dossier, inclusief suggesties voor concrete vragen die de coach tijdens een vervolggesprek kan stellen.

Daarmee ontstaat ruimte om gesprekken beter voor te bereiden en coaches te ondersteunen bij het stellen van verdiepende vragen. “Het brengt coaches op ideeën waar ze zelf misschien niet direct aan dachten,” legt Stefan uit. “Dat helpt om sneller de diepte in te gaan, zeker bij kandidaten die al wat langer in de caseload zitten.”

Samen aan de tekentafel

De samenwerking tussen WerkSaam en Jobport kenmerkt zich vanaf dag een door co-creatie. Samen aan de tekentafel zitten om te bouwen aan wat de praktijk nodig heeft. Stefan ziet de relatie daarin logisch evolueren: “Ik vind het mooi om te zien hoe Jobport volwassen is geworden. Jullie nemen nu vaker de lead in het proces, terwijl er nog steeds heel goed naar onze praktijkvragen wordt geluisterd.”

WerkSaam ziet AI dan ook niet als een statisch eindproduct, maar als een doorlopend leertraject. Technologie ontwikkelt zich continu, maar de professional blijft degene die richting geeft, beoordeelt en bepaalt hoe AI verantwoord wordt ingezet.

Welke taak wil jij aan AI overlaten?

Bij WerkSaam begon het slimmer werken met het gespreksverslag. Bij jouw organisatie is de meest tijdrovende klus misschien data verzamelen voor een rapportage, of een werkzoekprofiel maken. Wat het ook is: een goed gekozen, afgebakende taak levert in de praktijk vaak veel administratieve rust en een uniforme basis op.

Wil je weten bij welke dagelijkse taken we jouw teams kunnen ondersteunen met AI? Neem contact op met Krijn of Elvera, of stuur een bericht naar Irma om te sparren over productontwikkeling.