Voorbereiding, administratie en verslaglegging. Het is voor de meeste coaches een administratieve last die bovendien veel tijd kost. Maar daar komt verandering in. Samen met WerkSaam Westfriesland, en dankzij de VNG, ontwikkelden we de AI-assistent 'Gesprek naar verslag'. Hoe werkt die, is hij betrouwbaar en kan jij hem ook gebruiken?

8.300 uur. Zo veel bespaart een organisatie als WerkSaam Westfriesland op jaarbasis door de AI-assistent in te zetten. Dat berekent Andries Kok, directeur van VNG op zijn LinkedIn post waarin hij de pilot aankaart. Met inzet van de AI-assistent duurt gespreksverslaglegging nu namelijk 10 minuten in plaats van een uur. En dan nemen we nog geeneens mee dat de AI-assistent ook kan helpen bij de voorbereiding. Bijvoorbeeld door suggesties te geven voor verdiepende vragen. Om nog maar te zwijgen over de handige tips die hij tijdens het gesprek kan geven als een coach een onderdeel vergeet. Het maakt het werk van de coach aangenamer. Want wie heeft nou niet een hekel aan registratie en administratie? En, nog belangrijker: het maakt de verslaglegging consistenter en completer.

Hoe de AI-assistent werkt in de praktijk

Misschien handig om preciezer uit te leggen hoe het precies werkt. De AI-assistent helpt bij het maken van gespreksverslagen en op termijn ook bij de voorbereiding. Heel ingewikkeld is dat niet. De coach start de opname aan het begin van het gesprek. Daarna doet de AI de rest: onbelangrijke details worden eruit gefilterd, en de coach krijgt een duidelijk conceptverslag dat past bij het werkveld. Advies voor begeleiding naar werk of participatie kan de assistent ook toevoegen. Een ideale oplossing voor gemeenten dus, maar zeker ook voor de re-integratie- en verzuimwereld. Met daarbij een belangrijke noot: de coach heeft altijd de regie en beoordeelt de kwaliteit van het document en voegt waar nodig zaken toe. Bij de ontwikkeling van de AI-assistent hebben we veiligheid en privacy bovenaan gezet. Alles voldoet aan de AVG. Een extra voordeel is dat de AI-assistent de gespreksverslagen baseert op intakegesprekken volgens het Integratief Gedragsmodel (IGM) waarin zowel motivatie (willen) als mogelijkheden (kunnen) centraal staan.

Veelbelovende resultaten pilot

Om te weten hoe dit werkt in de praktijk, is WerkSaam al volop aan de slag geweest met de assistent. De resultaten zijn veelbelovend. De coaches bij WerkSaam geven aan dat de gesprekken soepeler verlopen en ze meer tijd hebben om echt te coachen. Ook de kandidaat merkt dit. Een coach die niet steeds iets moet noteren en de volle aandacht voor je heeft, heeft positief effect. In een video die WerkSaam en VNG maakten deze zomer geven coach en kandidaat dit aan. Ook managers zien resultaat door efficiëntere werkprocessen en betere rapportages.

Trots!

Ik ben super trots op deze AI-assistent als waardevolle uitbreiding van Jobport. En kan niet wachten om nog meer van dit soort tools te ontwikkelen die het werk van coaches vergemakkelijken en verbeteren. Minstens net zo trots ben ik op de succesvolle samenwerking met WerkSaam. Bedankt Anand, Anja en Stefan voor jullie vertrouwen in ons om de assistent te ontwikkelen. En bedankt Andries (VNG) voor het mogelijk maken van deze pilot.

De AI-assistent staat niet standaard aan in Jobport. Heb je interesse? Neem dan contact op met mij of Irma Vonk. We maken graag een afspraak met je.

Bekijk ook onze video waarin we in 2 minuten uitleggen hoe de AI-assistent werkt bij gespreksverslaglegging.

23 september jl. lichtten Jobport en WerkSaam de AI-assistent toe in een VNG webinar. Je kan die hier terugkijken.